Aktualnie obowiązujące Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. 2015 poz. 2069) mówi o tym, że każdy gabinet powinien prowadzić księgę przyjęć o strukturze określonej we wspomnianym rozporządzeniu. Jest ona następująca:

§ 43. Księga przyjęć, opatrzona numerem księgi, zawiera:

1. oznaczenie podmiotu, zgodnie z § 10 ust. 1 pkt 1;
2. numer kolejny wpisu;
3. datę i godzinę zgłoszenia się pacjenta;
4. imię i nazwisko, numer PESEL – jeżeli został nadany, w przypadku noworodka – numer PESEL matki, a w razie braku numeru PESEL – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, oraz adres miejsca zamieszkania pacjenta;
5. oznaczenie osoby udzielającej świadczenia zdrowotnego, zgodnie z § 10 ust. 1 pkt 3 lit. a;
6. rodzaj udzielonego świadczenia zdrowotnego;
7. imię i nazwisko oraz podpis osoby dokonującej wpisu.

Należy dodać, że wymóg prowadzenia księgi przyjęć dotyczy zarówno gabinetów posiadających kontrakt z płatnikiem publicznym (aktualnie jest to NFZ), jak i gabinetów prywatnych.

Drugim z wymogów, który bywa sprawdzany w trakcie kontroli instytucji do tego uprawnionych (np. NFZ, NIK), ale dotyczący jedynie gabinetów posiadających kontrakt z Narodowym Funduszem Zdrowia, jest prowadzenie listy oczekujących, na której powinny być gromadzone dane określone w par. 8 ust. 1 Obwieszczenia Ministra Zdrowia z dnia 21 stycznia 2016 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie zakresu niezbędnych informacji gromadzonych przez świadczeniodawców, szczegółowego sposobu rejestrowania tych informacji oraz ich przekazywania podmiotom zobowiązanym do finansowania świadczeń ze środków publicznych (Dz.U. 2008 nr 123 poz. 801). Są to między innymi: dane o osobie oczekującej na udzielenie świadczenia; dane dotyczące dokonania wpisu na listę (data wpisu, godzina wpisu, imię i nazwisko osoby dokonującej wpisu), rozpoznanie lub powód planowanego przyjęcia; dane dotyczące planowanego terminu udzielenia świadczenia (w tym każda zmiana terminu wraz z podaniem przyczyny) oraz dane dotyczące skreślenia z listy oczekujących.

W przypadku prowadzenia dokumentacji medycznej w oprogramowaniu firmy ZdrowePodlasie, istnieje możliwość wygenerowania wydruków księgi przyjęć i kolejki oczekujących na podstawie danych wprowadzonych w programy Terminarz (Planer) i Gabinet.

W celu wygenerowania księgi przyjęć, w programie Gabinet wybieramy Raport – Przyjęcia

Zostaje otwarte okno wyboru parametrów wydruku

w którym:

• wprowadzamy numer księgi, np. 1
• w polu rodzaj usług wybieramy czy chcemy wydrukować księgę przyjęć w zakresie wszystkich usług bądź tylko usług zrealizowanych w ramach NFZ lub tylko usług prywatnych
• w polu data od oraz data do określamy okres, za jaki chcemy wydrukować księgę przyjęć
• zaznaczamy pokaż godzinę
• w polu grupa zaznaczamy poradnię w zakresie której chcemy wydrukować księgę przyjęć, np. poradnia stomatologiczna
• opcjonalnie zaznaczamy drukuj czas wydruku
• w polu nagłówek wybieramy z listy poradnię, której nagłówek ma zostać wydrukowany
• w polu program wybieramy Gabinet
• klikamy OK

Po chwili na ekranie powinna zostać wyświetlona księga przyjęć

Jeżeli chodzi o wydruk księgi oczekujących, w programie Terminarz (Planer) wybieramy z menu po lewej stronie Więcej – Wydruk – Kolejki2

Zostaje otwarte okno wyboru parametrów wydruku

w którym:

• w polu Tryb działania wybieramy czy chcemy wydrukować zestawienie wg stanu na dzień czyli osób, które aktualnie oczekują w kolejce na dany dzień czy zestawienie pacjentów zapisanych pomiędzy konkretnymi datami
• w polu z datą / datami określamy datę
• w drugim polu Kod komórki organizacyjnej wybieramy poradnię której dotyczy generowanie zestawienie
• w polu kod procedury wybieramy
  • Wszystko jeśli chcemy, aby na zestawieniu znaleźli się wszyscy pacjenci zapisani do Poradni (niezależnie czy na procedurę czy nie),
  • [brak procedury] jeśli chcemy aby na zestawieniu znaleźli się wszyscy pacjenci zapisani do Poradni, ale nie na procedurę
  • NAZWA PROCEDURY (np. LECZENIE PROTETYCZNE) jeżeli chcemy aby na zestawieniu znaleźli się wszyscy pacjenci zapisani do Poradni na procedurę, a nie do Poradni bez procedury
• opcjonalnie zaznaczamy godzina w terminie świadczenia
• opcjonalnie zaznaczamy pokazuj skreślenia
• opcjonalnie zaznaczamy czas generacji dokumentu na każdej stronie
• klikamy OK