Poczta e-mail jest jednym z narzędzi, którego stosowanie może powodować naruszenia bezpieczeństwa informacji. Może tak się zdarzyć w sytuacji, gdy np. mamy do wysłania korespondencję e-mail do wielu odbiorców. Wówczas powinniśmy zadbać o to, żeby każdy z odbiorców danej wiadomości e-mail nie uzyskał informacji o tym, jakie są adresy e-mail pozostałych adresatów tej samej wiadomości, ponieważ korespondencja wysyłana – w nienależyty sposób – przez placówkę medyczną do pacjentów może ujawniać fakt, że ktoś korzysta z usług poradni, której specjalizacją jest wąska dziedzina medycyny, np. kardiologia. Ponadto, w świetle art. 33 RODO, taka sytuacja może wymagać powiadomienia – w ciągu 72 godzin – Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz – bez zbędnej zwłoki – pacjentów, których dotyczy konkretne naruszenie ochrony danych osobowych. Jak więc, w praktyce, przesyłać korespondencję do wielu osób w sposób bezpieczny – nieujawniający wzajemnie danych wszystkich adresatów?

Otóż jesteśmy przyzwyczajeni, że w momencie przygotowywania wiadomości e-mail wpisujemy dane odbiorców w pole „Do” w następujący sposób:

Efekt nadania wiadomości e-mail do wielu odbiorów w powyżej zaprezentowany sposób powoduje niestety, że każdy odbiorca takiej wiadomości posiada informację o pozostałych adresatach.

Rozwiązaniem rekomendowanym ze względów bezpieczeństwa jest wprowadzenie adresów e-mail w pole „Ukryta kopia” zamiast w pole „Do:”.

W niektórych programach do obsługi poczty nie jest widoczne pole „ukryta kopia” (zwane także „UDW”) i żeby zostało ono uwidocznione, należy kliknąć na przycisk „UDW”, po czym kreator tworzenia wiadomości e-mail udostępni możliwość skorzystania z pola opisanego jako „Ukryta kopia” bądź „UDW”.

Po wprowadzeniu adresów e-mail odbiorców wiadomości w polu „Ukryta kopia”  lub „UDW” i wysłaniu jej, nie zobaczą oni wzajemnie swoich adresów e-mail, ponieważ w polu „Do” będzie zwyczajnie pusto.