Każdy gabinet posiadający dane osobowe jest zobowiązany chronić je – na przykład przed kradzieżą lub dostępem osób nieupoważnionych. Jest to szczególnie istotne w przypadku przesyłania danych osobowych poprzez internet lub przechowywania ich – np.  w trakcie podróży. – na nośnikach zewnętrznych, takich jak pendrive lub płyty CD/DVD. W niniejszym artykule przedstawiamy w jaki sposób zabezpieczyć dane na potrzeby wspomnianych sytuacji w ten sposób, żeby niepowołana osoba, która uzyska dostęp do pliku z danymi, ostatecznie nie mogła ich odczytać bez posiadania hasła. 

Na potrzeby tego materiału wykorzystujemy bezpłatny program 7-zip (dostępna jest do pobrania: wersja 32-bitowa, wersja 64-bitowa). Należy go zainstalować przed rozpoczęciem realizacji poniższej instrukcji. Zwracamy uwagę, że w większości przypadków należy pobrać wersję 64-bitową tego programu, ale jeśli w trakcie instalacji pojawi się błąd mówiący o nieobsługiwanym systemie operacyjnym (przykład poniżej), to należy spróbować skorzystać z wersji 32-bitowej. 

W celu zabezpieczenia danych:

1. Klikamy raz prawym przyciskiem myszy na katalog lub plik, który chcemy zabezpieczyć i z menu, które zostanie otwarte, wybieramy 7-zip i Dodaj do archiwum

2. Zostanie otwarte okno Dodaj do archiwum, w którym:

• Możemy określić gdzie ma zostać zapisane archiwum z plikami w postaci zabezpieczonej – służy do tego przycisk … w górnej części okna. Jeżeli nic nie zrobimy, to jest to zawsze lokalizacja, w której znajduje się plik / folder, który chcemy zabezpieczyć.

• Obok przycisku … możemy określić nazwę zabezpieczonego pliku, który powstanie (nie należy usuwać na końcu .zip lub .7z).

• W polu format archiwum wybieramy 7z lub zip

• Zaznaczamy opcję pokaż hasło i następnie – w polu, które znajduje się powyżej tej opcji – wpisujemy hasło do archiwum, które powstanie z plikiem / katalogiem, który zabezpieczamy. Jako metoda szyfrowania wybieramy AES-256

• Klikamy OK i czekamy chwilę aż zniknie okno postępu

Uwaga: hasło powinno składać się co najmniej z 8 znaków, w tym dużych i małych liter, cyfr lub znaków specjalnych – na przykład: PadaDeszcz11@ W przypadku wysyłki danych mailem, zabezpieczony plik 7z lub zip powinniśmy przesłać mailem na adres odbiory, a hasło za pośrednictwem innego medium – np.  poprzez wiadomość SMS. 

3. Powinien powstać plik 7z lub zip we wskazanej lokalizacji (zabezpieczony hasłem), który zawiera katalog lub plik wybrany do zabezpieczenia w kroku pierwszym i który możemy np. przesłać mailowo albo zapisać na pendrive.

W celu odbezpieczenia danych, np. gdy otrzymamy je drogą mailową:

1. Zapisujemy otrzymany plik w wybrane miejsce – np. na pulpit

2. Klikamy raz prawym przyciskiem myszy na plik, który chcemy otworzyć i z menu, które zostanie wyświetlone wybieramy 7-zip i Wypakuj do „nazwa_zabezpieczonego_pliku” (np. wypakuj do „stomatologia_kody_zakresow” jeżeli otrzymany plik z hasłem nazywa się stomatologia_kody_zakresow).

3. Zostanie otwarte okno, w którym wpisujemy hasło i klikamy raz lewym przyciskiem myszy OK. Czekamy aż pliki zostaną rozpakowane – wówczas zniknie okno wypakowywanie z paskiem postępu.

4. Powstanie katalog o nazwie rozpakowywanego pliku w miejscu, w którym znajduje się zabezpieczony plik. Przykład: jeżeli posiadaliśmy na pulpicie zabezpieczony plik o nazwie stomatologia_kody_zakresow.zip to na pulpicie zostanie utworzony katalog o nazwie stomatologia_kody_zakresow, w którym znajdować się będzie zawartość zabezpieczonego pliku stomatologia_kody_zakresow.zip

Warto zauważyć, że 7-zip jest oprogramowaniem, które spotkało się z pozytywną oceną Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w  Opinii w sprawie bezpieczeństwa danych przekazywanych przy użyciu poczty elektronicznej.